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东阿阿胶沈渴望:十天十倍办公效率提速的秘笈

发布时间:2014.09.01 14:42      来源:CIO时代网     作者:CIO时代网

2014年8月23日,“2014北大CIO中国行--青岛站”活动在青岛隆重举行。在本次活动上,东阿阿胶的信息总监沈渴望先生为大家带来秘笈,也就是“十天十倍办公效率提速的秘笈”,在演讲中,沈渴望先生将自己将近30年的信息化实战与经验与大家做了分享。他提到说:信息化第一个要务是支撑业务,第二是提升效率。以下为演讲实录:

大家刚才听了这么多专家的讲课,我觉得有点疲劳,让大家兴奋一点。尊敬的各位领导、各位来宾、女士们、先生们,亲爱的朋友们,大家上午好!

先说说咱们这个刘会长,我非常敬佩他,我报报家门,我来自东阿阿胶,负责信息技术,我曾经是北大CIO班七班的班长,也曾经是CIO协会的副会长,后来经过严格的考证发现,就是后来发现,姚老师说你适合搞信息化,你不适合当副会长,他说刘总非常适合做这个,今天真是名符其实,一开始还挺嫉妒的,现在不嫉妒了。

今天说一个非常严肃的话题,我想问一下咱们在场有1985年以后出生的吗?有没有?举手示意我。有三个,我从1985年开始搞信息化,就是搞信息化,别的没有,刚才所有专家讲的都是专业领域,我给大家讲讲我将近三十年信息化的实战和经验,我掏掏我的痛苦、我的感受、我的实战经验,跟他们说说掏心窝子的话,过去有句话说“宁送一锭金,不传一句话”,为什么?那个金子不值钱,而是那句话值钱,那个话比金子还值钱。大家想不想听我掏心窝子的话,想不想?

学员:想。

沈渴望:既然想为什么掌声不热烈呢?大家是想,还是很想,还是非常想?

学员:非常想。

沈渴望:既然非常想就来点非常想的掌声,好不好?见到大家很亲切,我很长时间不能出来,因为在我们公司部门以上的人没有星期六星期天,可能你们的痛苦都不如我的感受深一些。我搞了这么多年的信息化以后,就是信息化第一个基本要支撑业务,你上套系统必须支撑业务,你不支撑业务,我要它干什么?我上信息化别人支撑的业务,它能代替手工,第二个要提高工作效率,第三个第四个是衍生品,你可以随意地发挥和想象,第一个支撑业务,第二个提高效率。

这么多年来,老板一直在要求我们,花钱不能白花,你必须做出一个系统超越我能所知道的,我能所想象的。据目前来说,专家刚才谈了物联网,还有云计算,还有大数据,云计算是我们去年做的,其实从2009年就开始做大数据分析,其实也不神秘,我们做大数据分析做什么?是东阿阿胶的一个生命周期最终获得了一个省级科技进步的一等奖。就是做什么呢?我们所有的产品上都有一个序列号,一扫的话就知道真伪,然后进入我们的电商系统,然后去积分。每个公司一般查防伪防窜的话,就是去现场查,或者有人举报,我们公司不用,只要这个产品销售起来以后,我们在电脑前一看,哪个产品窜货了,从哪里去哪里了,就马上知道了,就像现在的贪官一样,不用别人举报贪官,一伸手就会说谁谁谁是贪官。

所谓大数据分析最终的目的是从杂乱无章的数据终找出背后的规律,能做出这个东西来。这些年我们上了一个办公系统,后来换来换去,不断地寻找。我这次来的时候不知道前面是炎黄盈动,其实我们用的是炎黄盈动的产品,为什么我的题目是“十天十倍的秘笈”,我不知道炎黄盈动他们来,后来我才知道用的是炎黄盈动。老板说你上了办公系统以后,办公系统怎么提速?老板说你必须毫无条件地把办公效率提上去,结果我用了两个月的思考和建模、分析,后来做了一个系统,然后用了一种方法,从今年1月1号到1月10号,整个公司办公速度十天提高了十倍,让人非常吃惊,里面有人性的东西,老板说你必须通过这个系统能看出来谁老实不老实,谁能干谁不能干,实际上我基本上做到了。

先卖个关子,我最终要说的是“十天十倍的秘笈”.前面我还是要首先说一下系统,我这套系统是建的炎黄盈动的办公系统。我简单说一下我这个BPM的流程规划。“第一个是简单介绍一下东阿阿胶,本经上品纯滋补,一传至今三千年”,很简单,《本草纲目》说,“阿胶,《本经》上品,出东阿,故名阿胶。”为什么叫阿胶,因为它产于东阿县,我来自东阿县,阿胶就产于东阿县,东阿县就产阿胶,为什么叫阿胶?因为产于东阿县。水经注说“东阿有井大如轮,深如丈,岁常煮胶以贡天府者即此也。”过去皇帝经常吃的,熬出来的胶是供皇帝用的。第三个是说的杨贵妃,通过吃阿胶长那么漂亮,但是她说不是吃阿胶吃的,她说她生来就是这么漂亮。这个是“旧时王谢堂前燕,飞入寻常百姓家”,这是我们东阿阿胶的历史。最后那个人是一百多岁了,吃阿胶吃了几十年,但是很年轻的样子,阿胶是美容养颜,补血的。

好了,咱们归正题。第二个部分是流程从梦想到现实,就是我们的流程化,怎么样建成一个流程化的企业。老板说怎么让企业看着像透明渔缸一样,流程在哪儿走,走到什么地方,我就像看一个鱼缸的鱼在摇尾巴一样呢?事实上,大家大部分都上ERP,ERP只能解决公司40%的数据,60%的数据都不能用ERP去做,只能用BPM或者超级办公系统去做。我们2002年做了一个咨询,在2006年也做了一个流程管理咨询,但是做好这件事情需要理念,第二是方法,第三是工具,因为缺乏一个好的工具,没法落地,所以说所有的咨询都是一堆废纸放在那里。到了2009年以后,我们经过了反复地求证、验证和考察,我们选了BPM,就是炎黄盈动的这个系统,然后把公司整个的所有流程信息化,所有的平台开发都在这上面,它不仅仅是一个应用平台,而且是一个开发平台。

在我们这个系统上有个流程办公平台,还有战略绩效管理,这个战略绩效管理包括你的公司战略,还有年、月计划都在这个系统里。还有业务系统集成,把公司所有的电子商务、EBS乱七八糟的全部集成在这个系统,第四部分是移动办公系统,就是手机,我们要提供移动办公系统,必须用手机来随时办公,如果没有移动办公,那个都是空谈。第五个就是做了一个十天十倍提高效率的,非常简单,告诉大家,大家一看就明白,老板非常震惊,然后老板现在给我很多奖励,你们没法想象的一个奖励,一个小小的东西就能把全公司的办公效率提高十倍。

什么叫流程?流程就是工作重要结点的流转。重要结点是什么?重要结点就是一个人的每一个穴位,你身体为什么健康,因为你气血流转得好,你气血好,气血是经络的联合,是连在一块的,说明你的结点,你那个穴位好,其实流程的结点就是你的穴位,当你穴位打通了,你的企业就流转得很好,你就身体健康。

我们公司现在在线两千多人,总共在上面实现了247个流程,247个业务流程。这个地方是通过战略的,还有年度计划的,然后用战略地图到公司的年度计划、中心计划、部门的计划,然后月度计划、月度总结,一直到绩效考核。这些系统整个是在通过这个系统去做一个门户,然后去集成。

同时这个系统为什么放大了个人的能量?搞信息化的人一定有感觉,我买个系统死路了,就只能这样,不能那样。领导说再开发一个新系统,没办法,没法改,这是最痛苦的。怎么用这种平台去放大你的能量,那就是什么?像BPM一样,亦蛋亦鸡,鱼和熊掌可以兼得,我不但是一个蛋,而且可以下蛋,但是现在看到的是B2B的电子商务,都是用这个开发的,就是无代码开发,就是不用代码,非常简单这个平台是一个应用平台,同时还是一个开发平台。

在这里大家看到的是移动手机办公系统,随时随地和电脑是同步的。

到了核心部分,十天十倍的提速秘笈,大家可能最想看的是这个,是不是?有没有?

沈渴望:谢谢!十天十倍的提速秘笈,我们今年做了一个行动叫“飞鹰行动”,我这里不是纯讲技术,我在这里讲一些心得,跟大家做一个交流。领导说了以后,怎么样提速办公呢?我首先起了个题目叫“提速办公与飞鹰行动”,这个名字叫“飞鹰行动”.飞鹰的意思就是敏锐、勇猛、发现目标立即捕捉,不惧困难,迎接挑战,意指迅速行动,高效办公,这有问题,马上“啪”就处理掉,你不能拖,过去一拖就是一天,过去四五天审一个流程,现在就是一上午,最多一天,现在甚至六个流程的结点是半个小时就处理完。提速的目标是“十时处理”,就是流程邮件所有的东西十个小时内处理完,目标是十个小时,结果现在大概算了算平均在两三个小时全部处理完。

大家看到一个工具方法,这一块是我2009年的,所有系统加起来以后126个小时,这是这是2010年,这是101,这个地方是2012年19个小时,这是21个小时,到了2014年是3.22.这是你工作的分析图,刚才说了大数据分析,这是最核心的东西,从这里看看你到底老实不老实,你在做什么,态度怎么样,从这里完全可以体现出来。

数据来源是整个BPM办公系统,每个周期给你全身自动诊断,用系统自动出一个分析表,自动发到你的邮件里面。

这里一个小小的秘诀是什么东西?就是当你进入办公系统之后,立即展现,实时察看我的工作效率,这里展现出我的工作效率,比如说我,在61个人中,我现在排名第五名,我平均每个流程用0.68小时,看到了吗?这个数字是在变的,我们回去可以很快用这个东西,它是变的,它不得了,太刺激了,我上午第五名,下午第十名了,他马上心里非常紧张,我要向前走,这是个人的时间。这是部门的,为什么这个部门落后了?大家注意了,你要及时处理,谁落后了很难看的,我要罚你,我要扣你工资,它给你一个压力,同时是一个动力,当大家都重视起来了,有问题就处理,有问题就处理,当你两三个小时处理这个问题,和今天到明天处理问题什么样,原来是24小时,超过24小时才罚20块钱,24小时处理完和两个小时、一个小时,这个速度就不一样。

它即时地展现你的速度、时间,每个人看到的它随时在变,每个人的思想都压得很大。它是一种权力,我不会处理的,谁让我处理,你等着,我有空就处理。现在你不用管了,他自己就处理了,原来是一种权力,现在是一种义务和责任,马上就处理。

我现在给大家展现的是什么?我们提倡一种理念,就是“成功其实很简单,就是今天比昨天做得更好”,你不跟别人比,你就跟你自己比,你今天怎么样,明天怎么样,上个月怎么样,这个月怎么样,我不告诉你别人是多少,我只让你跟自己比,比得你自己向前跑。

这里面包括七部分,第一个是引子引出规则,第二个是望穿数据之后,三是日月经天发布,四是看得见的自我,五是我和我的团队,六是时间去哪儿了,第七个是明天值得期许。

引子引出规则,什么规则呢?核心的东西就是说你到底做了多少活,你如何如何,最后给你设立的规则就是什么呢?当本月比上月速度有所提升的话,你这个速度提升了,速度快了,加一分,如果下降了扣一分,不管你上升多少,只要下降就扣一分,只要上升就加一分,你不能跟别人比,比如他300个流程,你30个流程,我凭什么跟他比?他300个流程比他多,但是30个流程的他怎么说?他说我一个流程顶他30个流程的复杂,所以说没法比。这里边是一个管理的艺术,模糊,你和你自己比,不跟别人比,但是比得你老是向前跑。所以你的对手永远不是别人,而是自己。

第二个是望穿数据之后,这是我的,比如说本月处理了385个,然后最长的时间是多少?最短的是0.02小时某一个结点审批,然后本月平均时间是0.61,上个月是0.69,大家看看,我这个效率提高了,所以根据规则是加一分。得失不在一瞬间,今天的结果其实是昨天行为的一种综合投射,让我们来看看您阅读累计得分曲线吧。不赖别人,就是你,这个结果是你自己造成的,和别人没有任何关系,所以说没人来找你,我做这个系统的时候,没人找我,找什么?你自己和自己比。我一开始得了负一分,这个地方,到了这里又得了一分,上升了,到四月份又得一分,到年底有得十分的,到年底有得零分的,还有负三分、负五分的。

第三个是日月经天发布。月度工作量是多少?每天又有多少任务处理?每日处理时效如何?时光穿梭,日月经天,让我们猛然回首吧。你看看你这几个月每个月的量和你的速度、效率,下面说了,展示了你每天任务处理的数量分布,每天每天的,你这是每天在速度上的一个波动,很详细的,你不用找我,你看就行了。

第四个是叫看得见的自我。昼起夜伏,我是怎样的一个工作习性?日清日高,工作事务的难题及时克服了多少?我们给您一双慧图,让您看得清清楚楚。大家看看这个地方,我就在说这个地方,这是大数据分析的结果,大家别笑,这个地方非常非常有用。大家看看,我上午占30%,下午是54%,晚上12%,当你速度慢的时候,我是前几名,当二十名、三十名的时候,你晚上又没有工作量,大家想想说明什么?你好多事不干,你还拖拖拉拉,你晚上还不加班,你晚上没工作量,那肯定不行,绝对的。你想想,当你白天很忙,晚上也很忙的时候,你需要加工资,或者分解你的工作量,大家说不一定,因为你这是办公系统,不是全部,我告诉你,一盘菜你吃一口跟吃一半,到吃完了是一样的味道,你在办公的时候还拖拖拉拉的,你别的事能干好了吗?所以我们这个东西用大数据分析出来,就是工作量分析,根据量。有的人工作时间很长,他晚上不干活,你说他能干好了吗?我也给你看看老板的,他晚上都在干活,到很晚都干活,工作量很大。你在做企业管理的时候,你要提高效率,你原来24小时,现在就是很快,就是挤掉你的水分,及时处理。

第五个是我和我的团队,看似是废话,我是谁?我从哪里来?我要到哪里去?好像是废话,下面是有时当一个人生活中失去了参照就没了人生的方向,那么,现在立马给出您的团队坐标,看完之后静默三分钟,为了明天做得更好,请做出您的沉思吧。什么意思呢?你到底想干什么?你是谁?你从哪儿来?走到哪儿去?这要一个生活参照,是吧?你走在什么位置?人家在什么地方?你在什么地方?这是一个参照。我和我的团队,好了,马上把你的团队拽出来,每个人的速度、时间是多少,这时候谁管?他自己难看,部门领导马上就说他了,他自己很难看。你是谁,你要干什么?是吧?给你个团队坐标,看完之后,我在这个地方,我给部门丢人,我要好好干,他马上速度又上去了,上面不是废话,是很有哲理的东西,你是谁?你是哪里来?你要到哪里去?你要快?你要慢?你要回家?其实是很温和地说,你跟别人比不行,这个他自己跟自己比。

第六个是时间都去哪儿了。至此,您还有什么疑问,是否在想到底是哪些流程或邮件任务影响了我的办公效率?正如一首歌里唱的“时间都去哪儿了”,告诉你,时间去这里了,快来看看本月超过任务办理平均时间的清单,就是说哪些时间影响了你的速度慢,你哪天哪天发给谁谁谁,那个时间是多少,你超出你的平均时间,你不用找我,你自己看就行了,我没骗你,我没有造谣,都是你的,所有的果都是你种下的因,一看完了,他没法找。我跟大家说,公司人员和市场不在电脑跟前的人员,每个人随时都在移动办公,很快,原来好几天求人办个事,现在不用求人了,不如打电话。

最后一个是明天值得期许。透过一份办公数字报告,我们仅仅看到了时间与效率的问题,但相信大家一定能够通过数字做出更深入的由此及彼的反思与提高,全面超越自我,提升工作效益,并且能够践行扉页上所推崇的“成功其实很简单,就是今天比昨天做得更好的至简理念”.我这个理念就是这样,今天比昨天做得更好。一份报告,一串思索,成功是有方法的,数据驱动实践。其实我借用大数据分析驱动,明天更值得我们期许。让我们再次回顾飞鹰工具与方法并大声喊出我们的口号:飞鹰飞鹰,你行,我行,他也行。这是我们的飞鹰口号,不只是别人行,你也行。

飞鹰行动的工具与方法是即日即毕、事不过夜,邮件及时、办理回复,通过十天的时间,办公效率整个公司提高了十倍。然后这个东西像什么东西?像发射卫星一样,当把卫星“啪”一个火箭放上去了,下不来了,真的下不来了。你想想,火箭上去了,真的下不来了。

这个超时间了,是吧?没事,是吧?刘会长,你也说稍微给我点时间,你不给我时间,我跟姚老师说你哪点哪点不好。(笑)我给大家带来这么多面对面、心对心的交流,他不让,我就说刘会长不让说。姚老师说好,下回换你名字。(笑)

这是我们的办公系统,这是即时变化的东西。后面有个数据分析来支撑它。大家看到这些东西在变,把有关部门去掉以后,这个数据是在变的,随时在变。你进去了以后,我昨天是第五名,今天是第十五名了,怎么办?有人说我这么快以后,怎么还那么慢?没有最快,只有更快,你需要更快的速度,这是问答里面的。你快了,人家比你更快,这个数据是随时在变的。

下面看一下人员排名,大家看看这些领导处理问题的处理速度,我感觉每个大企业都需要提速,你用了系统以后,你速度提不上去,多没劲?大家看到了吗?我现在点的,看到了吗?零点几、零点几,你看到了吗?每个结点,这个数字已经到了极致了,都是零点几,看到了吗?再看看老板,看我们老板,老板能干活。这是背后的一个分析平台,大家看到了吗?不是造的啊,是瞬间数据,大数据分析出来的东西。这个部门应该减员,是吧?吊儿郎当,不干活。这个看到了吗?上午的工作量在这个地方,晚上是22点、23点,这里也有,看到了吗?看老板的工作时间,上午是36%,下午36%,晚上27%,看到了吗?老板确实挺累,挺傻,到最后有效益的时候挺高兴。用这个东西以后,就是一个方法,你把数据排在那地方以后,它自动就出来了。我数据出来了,但是在我的系统里面不告诉你别人的,就告诉你排多少名,你就跟自己比,不跟别人比,不然的话矛盾就出来了,光打架,这样不打架,不打架速度还提高了。这是“十天十倍的提速秘笈”.

好,谢谢大家,我就说这么多,不再浪费大家的时间了!如果有问题可以再沟通,谢谢!

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